Ratgeber · Stand 6. Oktober 2026
E-Rechnung, XRechnung und DATEV auf dem Mac
Der praktische Überblick für kleine Betriebe: Was sich ändert, welche Formate wofür da sind und was deine Rechnungssoftware sauber trennen sollte.
1. E-Rechnung heißt: strukturierte Daten
Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist gut lesbar, aber nicht automatisch eine E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinn. Entscheidend ist ein strukturiertes, maschinenlesbares Format. Die strukturierte Datei lässt sich automatisiert prüfen und verarbeiten.
Für die täglichen Abläufe ist diese Unterscheidung wichtig: Das PDF bleibt für Menschen praktisch, die Rechnungsdaten müssen aber zusätzlich in einer auswertbaren Struktur vorliegen.
2. XRechnung und ZUGFeRD: zwei Wege zum Ziel
XRechnung ist ein rein strukturiertes XML-Format und besonders im öffentlichen Umfeld verbreitet. ZUGFeRD kombiniert einen lesbaren PDF-Teil mit strukturierten Rechnungsdaten. Beide können die Anforderungen erfüllen, wenn das eingesetzte Profil den Vorgaben entspricht.
Für Betriebe bedeutet das: Nicht nach dem Dateinamen entscheiden, sondern nach dem gewünschten Empfangsweg des Kunden. Bei ZUGFeRD sind die strukturierten Daten im Zweifel maßgeblich – PDF und Daten müssen deshalb zusammenpassen.
3. Die Fristen als Arbeitsplan
- Seit 1. Januar 2025: Inländische Unternehmen müssen E‑Rechnungen empfangen können.
- Bis Ende 2026: Für das Ausstellen gelten Übergangsregelungen.
- Bis Ende 2027: Die verlängerte Übergangsregel kann bei Vorjahresumsatz bis 800.000 € greifen.
- Ab 2028: Im Regelfall ist für inländische B2B-Umsätze die E‑Rechnung maßgeblich.
Es gibt Ausnahmen und Sonderfälle, etwa nach Umsatzart oder Empfänger. Die Fristen sind daher ein Planungsrahmen, keine individuelle Steuerberatung.
4. DATEV ist die Übergabe, nicht das Rechnungsformat
XRechnung und ZUGFeRD beschreiben die Rechnung gegenüber dem Kunden. Ein DATEV-Export dient dagegen der Übergabe von Buchungsdaten an die Steuerkanzlei. Beides ergänzt sich: Die Rechnung wird korrekt erstellt und anschließend mit sauber zugeordneten Belegen und Buchungsdaten weitergegeben.
Ein guter Ablauf trennt deshalb drei Fragen: Rechnung erzeugen, Rechnung prüfen und Buchungsdaten übergeben. Wer sie vermischt, hat später unnötige Rückfragen und Korrekturen.
5. Was AnnexCREATE Office dafür vorsieht
AnnexCREATE Office bündelt Kunden, Projekte, Zeiten, Angebote und Rechnungen. AnnexOffice erzeugt XRechnung und ZUGFeRD; vor dem Versand weist es auf fehlende Pflichtfelder hin. Für die Kanzlei erstellt der DATEV-Export einen Buchungsstapel. Die Buchhaltung bleibt dabei ausdrücklich eine Vorstufe zur Übergabe, keine doppelte Buchführung.
Quellen und Einordnung
Maßgeblich bleiben Gesetz, Finanzverwaltung und die Beratung für deinen konkreten Fall. Die Fristen und Format-Hinweise dieses Artikels stützen sich auf die FAQ des Bundesministeriums der Finanzen zur E-Rechnung sowie dessen BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025.