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AnnexPDF – Erste Schritte (Tutorial)

Ein praxisnaher Durchgang („erste Stunde mit AnnexPDF"). Whitepaper-Format, PDF-fähig. Screenshots werden nach der Shotlist am Ende aufgenommen.

Ziel dieses Tutorials

Am Ende hast du das Beispieldokument geöffnet, darin gesucht, eine Markierung gesetzt, zwei PDFs zusammengeführt, ein Dokument nach PDF/A-1b konvertiert und eine Seite als Bild exportiert — alles offline.

Schritt 1: Beispieldokument öffnen

Starte AnnexPDF und öffne Datei ▸ Öffnen… (⌘O). Wähle die Beispieldatei SampleDocument.pdf (im Suite-Repository unter docs/examples/). Das zweiseitige Dokument erscheint im Viewer; links siehst du die Miniaturen beider Seiten, rechts den Inspector mit PDF-Version und Seitengröße.

Schritt 2: Suchen und navigieren

Öffne die FindBar (⌘F) und tippe „Merge". AnnexPDF hebt den Treffer auf Seite 2 hervor und springt dorthin. Blättere anschließend per Miniatur zurück auf Seite 1 — die Thumbnails lassen sich per Drag & Drop auch umsortieren.

Schritt 3: Markierung setzen

Wechsle oben zum Register Anmerken und wähle „Hervorheben". Ziehe mit der Maus über den Titel „AnnexPDF Beispieldokument". Die Markierung erscheint sofort und landet als Standard-PDF-Annotation in der Kommentarliste links — lesbar auch in Acrobat und Preview. Sichere mit ⌘S.

Schritt 4: Zwei PDFs zusammenführen

Wechsle zum Register Seiten und wähle „Merge". Füge eine zweite PDF-Datei hinzu und bestätige: AnnexPDF hängt deren Seiten verlustfrei an das aktuelle Dokument (Rust-Core). Die Seitenzahl im Navigator aktualisiert sich sofort; speichere mit ⌘⇧S als neue Datei.

Schritt 5: Nach PDF/A-1b konvertieren

Öffne rechts im Inspector den Abschnitt PDF/A. Der Status zeigt „Keine PDF/A-Kennung". Klicke auf Nach PDF/A-1b konvertieren: AnnexPDF schreibt die XMP-Kennung und bettet einen sRGB-OutputIntent ein. Danach zeigt der Status „Konform" mit der Kennung „PDF/A-1b" — archivierungssicher für GoBD-konforme Ablagen.

Schritt 6: Seite als Bild exportieren

Wechsle zum Register Exportieren und wähle im Format-Menü „PNG". AnnexPDF rendert die aktuelle Seite in doppelter Auflösung und speichert sie als PNG-Datei an einem Ort deiner Wahl. Über „Text exportieren" erhältst du den gesamten Dokumenttext als .txt.

Schritt 7: Gescanntes Dokument bereinigen

Scan-Bereinigung im Exportieren-Register

Öffne ein gescanntes Beispiel-PDF (z. B. ein schief eingescanntes Dokument mit sichtbarem Schattenrand). Im Register Exportieren aktivierst du nacheinander Automatisch drehen, Geradestellen, Crop to Content und Hintergrundbereinigung. AnnexPDF zeigt eine Vorschau der einzelnen Schritte; du bestätigst sie mit Anwenden.

Schritt 8: OCR und Textkorrektur

OCR-Dialog und Textkorrektur-Modus

Klicke im selben Register auf OCR. Wähle als Sprache Deutsch (und bei Bedarf Englisch) aus. AnnexPDF erzeugt einen durchsuchbaren Textlayer über der Seite. Öffne anschließend den Textkorrektur-Modus: Zweifelhafte Wörter sind gelb markiert; korrigiere sie direkt neben der Seitenansicht.

Schritt 9: Als PDF/A-2u speichern

PDF/A-Abschnitt im Inspector mit PDF/A-2u-Konformität

Wechsle in den rechten Inspector zum Abschnitt PDF/A und klicke auf Nach PDF/A-2u konvertieren. AnnexPDF schreibt die XMP-Kennung und stellt sicher, dass der Textlayer im Archivformat erhalten bleibt. Der Status zeigt anschließend „Konform" mit der Kennung „PDF/A-2u".

Ausblick

Shotlist (Screenshots)

  1. pdf-01.png — Beispieldokument im Viewer mit Miniaturen und Inspector
  2. pdf-02.png — FindBar mit Trefferhervorhebung
  3. pdf-03.png — Anmerken-Register mit gesetzter Hervorhebung und Kommentarliste
  4. pdf-04.png — Merge-Dialog im Seiten-Register
  5. pdf-05.png — PDF/A-Abschnitt im Inspector vor/nach der Konvertierung
  6. pdf-06.png — Exportieren-Register mit Format-Menü
  7. pdf-07.png — Scan-Bereinigung mit Crop-to-Content-Vorschau
  8. pdf-08.png — OCR-Dialog und Textkorrektur-Modus
  9. pdf-09.png — PDF/A-2u-Konformität im Inspector