AnnexOffice – Erste Schritte (Tutorial)

Ein praxisnaher Durchgang („erste Stunde mit AnnexOffice"). Whitepaper-Format, PDF-fähig. Screenshots werden nach der Shotlist am Ende aufgenommen.

Ziel dieses Tutorials

Am Ende hast du einen Kunden und ein Projekt angelegt, Zeit erfasst, ein Angebot erstellt und per Klick in eine Rechnung umgewandelt – alles in einem .axoffice-Dokument, das du speicherst und aus dem du einen DATEV-Export erzeugst.

Schritt 1: App starten und Dashboard öffnen

Starte AnnexOffice aus AnnexHub. Ein neues Dokument startet mit deutschsprachigen Beispieldaten; eine vorhandene .axoffice öffnest du über Ablage ▸ Öffnen… (⌘O). Auf dem Dashboard siehst du die Kennzahlen – Kunden, Projekte, offene Aufgaben, offene Rechnungen und Umsatz.

Schritt 2: Einen Kunden anlegen

Wechsle in der Sidebar zu „Kunden" und lege per Plus-Button einen Kunden an. Der Kundenstamm führt Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Adresse, USt-IdNr., Zahlungsbedingungen und Standardrabatt.

Schritt 3: Ein Projekt anlegen

Unter „Projekte" legst du ein Projekt mit Bezug zu deinem Kunden an. Ein Projekt hat einen Status-Workflow, Budget, Stundensatz, Starttermin, Deadline und Notizen.

Schritt 4: Aufgaben und Zeit erfassen

Unter „Aufgaben" erstellst du Aufgaben zum Projekt (mit Status, Priorität und Deadline). Unter „Zeiterfassung" buchst du Arbeitszeit mit Start-/Endzeitpunkt – die Stunden werden automatisch berechnet und pro Projekt summiert.

Schritt 5: Ein Angebot erstellen

Unter „Angebote" legst du ein Angebot an – schnell über Ablage ▸ Neues Angebot… (⌥⌘N). Das Angebot bekommt eine Nummer aus dem eigenen Kreis (ANG-…), ein Gültigkeitsdatum und freie Positionen mit automatischen Summen (Netto, MwSt., Brutto).

Schritt 6: Angebot in Rechnung umwandeln

Ist das Angebot angenommen, wandelst du es per Klick in eine Rechnung um (Ablage ▸ Angebot in Rechnung umwandeln). Es entsteht eine echte Rechnung mit denselben Positionen und einer neuen Nummer aus dem Rechnungskreis (RE-…); Angebot und Rechnung sind verknüpft, eine Doppel-Umwandlung ist gesperrt.

Schritt 7: Als .axoffice speichern

Speichere das Dokument mit Ablage ▸ Speichern… (⌘S). Schlägt das Speichern fehl, meldet AnnexOffice das als Fehler-Alert – deine Änderungen bleiben dann im Arbeitsspeicher erhalten.

Schritt 8: DATEV-Export erzeugen

Über den DATEV-Export erzeugst du einen Buchungsstapel der Ausgangsrechnungen. Im Dialog wählst du Zeitraum, Kontenrahmen (SKR03/SKR04), Debitoren-Startkonto sowie Berater- und Mandantennummer. Das Ergebnis ist eine echte EXTF-CSV-Datei.

Ergebnis & nächste Schritte

Du hast den Büro-Kernworkflow durchgespielt: Kunde, Projekt, Zeit, Angebot, Rechnung, Speichern und DATEV-Export. Mehr zu allen Bereichen, Formaten und der MCP-Automatisierung findest du im Handbuch (docs/manuals/de/AnnexOffice.md) und in der verbindlichen Feature-Liste .

Shotlist (für die Screenshot-Aufnahme)