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AnnexOffice – Handbuch

1. Überblick

AnnexOffice ist das Büro- und Verwaltungszentrum der Suite AnnexCREATE. Es richtet sich an Freelancer, Selbständige und kleine Agenturen, die Kunden, Projekte, Zeiten und Rechnungen an einem Ort führen wollen. Die App bündelt ein schlankes Projektmanagement mit Rechnungsstellung und DATEV-Export und integriert die Textverarbeitung (AnnexTextKit) und Tabellenkalkulation (AnnexCalcKit) direkt als eigene Arbeitsbereiche.

Kernnutzen:

AnnexOffice ist Bestandteil des „Creative OS": Die App teilt Design-System, Asset-Bibliothek, Brandkits und Diagnostik mit den übrigen Apps. Über offene Formate, die Asset-Bibliothek und die MCP-Automatisierung lässt sie sich in bestehende Abläufe integrieren.

2. Installation & Aktivierung

AnnexOffice wird über AnnexHub bezogen und verwaltet:

3. Grundworkflow

Der typische Ablauf vom Start bis zur Rechnung:

  1. Starten: AnnexOffice aus AnnexHub öffnen oder eine vorhandene .axoffice öffnen (Ablage ▸ Öffnen…, ⌘O).
  2. Überblick verschaffen: Auf dem Dashboard die Kennzahlen (Kunden, Projekte, offene Aufgaben/Rechnungen, Umsatz) prüfen.
  3. Kunde anlegen: In der Kundenverwaltung per Plus-Button einen Kunden anlegen.
  4. Projekt anlegen: Ein Projekt mit Kundenbezug, Budget und Stundensatz anlegen.
  5. Aufgaben & Zeiten erfassen: Aufgaben zum Projekt anlegen und Arbeitszeit buchen.
  6. Beleg erstellen: Ein Angebot erstellen und nach Annahme per Klick in eine Rechnung umwandeln – oder direkt eine Rechnung mit Positionen anlegen.
  7. Sichern & exportieren: als .axoffice speichern (⌘S) und bei Bedarf einen DATEV-Export der Ausgangsrechnungen erzeugen.

4. Kernfunktionen

4.1 Arbeitsplatz, Menüleiste & Dashboard

AnnexOffice nutzt das Drei-Spalten-Design der Suite: Sidebar links mit Bereichsnavigation und Asset-Bibliothek, Arbeitsfläche in der Mitte, Inspector rechts; transparente Titlebar und gebrandeter App-Header. Die Menüleiste (verdrahtet über WindowActions, .commands) bietet:

Das Dashboard zeigt Kennzahlen-Kacheln (Kunden, Projekte, offene Aufgaben, offene Rechnungen, Umsatzsumme, Freigaben) sowie die fünf zuletzt aktiven Projekte.

4.2 Kundenverwaltung

Der Kundenstamm (CustomerListView, Modell Customer) führt pro Kunde Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Adresse, USt-IdNr., Zahlungsbedingungen und Standardrabatt. Kunden legst du per Plus-Button an.

4.3 Projektverwaltung

Projekte (ProjectListView, Modell Project) haben einen Kundenbezug, einen Status-Workflow (Entwurf → Angefragt → In Bearbeitung → In Freigabe → Abgeschlossen/Abgebrochen), Budget, Stundensatz, Starttermin, Deadline und Notizen.

4.4 Aufgabenverwaltung

Aufgaben (TaskListView, Modell Task) gehören zu einem Projekt und haben einen Status (Offen/In Bearbeitung/In Prüfung/Erledigt), eine Priorität (Niedrig/Mittel/Hoch), eine Deadline, einen geschätzten Aufwand und Notizen.

4.5 Zeiterfassung

Zeitbuchungen (TimeTrackingView, Modell TimeEntry) haben einen Projekt- und optionalen Aufgabenbezug, Start-/Endzeitpunkt und eine Notiz. Die Stunden werden automatisch berechnet (durationHours); Summen pro Projekt stehen über OfficeDocument.totalHours zur Verfügung.

4.6 Rechnungsstellung

Rechnungen (InvoiceListView, InvoiceDetailView, Modell Invoice) bekommen ihre Nummer aus dem Nummernkreis (Format RE-<Jahr>-<fortlaufend>, z. B. RE-2026-0001). Sie haben ein Ausstellungs- und Fälligkeitsdatum (Standard 14 Tage), einen Status (Entwurf/Versendet/Bezahlt/Überfällig/Storniert) und freie Positionen (Beschreibung, Menge, Einzelpreis). Die Summen – Netto, MwSt. (Steuersatz pro Rechnung, Standard 19 %) und Brutto – werden automatisch berechnet. Per Drag & Drop hängst du Assets aus der Suite-Bibliothek als Belege/Referenzen an Rechnungen (mit Thumbnails und Entfernen-Funktion).

4.7 Angebote

Angebote (QuoteListView, QuoteDetailView, Modell Quote) sind ein eigener Belegtyp mit eigener Liste in der Sidebar, eigenem Nummernkreis (ANG-<Jahr>-<fortlaufend>), Status-Workflow (Entwurf/Gesendet/Angenommen/Abgelehnt), Gültigkeitsdatum (Standard 30 Tage) und freien Positionen mit denselben Summen wie Rechnungen. Die Kernfunktion „In Rechnung umwandeln" erzeugt per Klick eine echte Rechnung mit denselben Positionen, Kunde und Beträgen und einer neuen Nummer aus dem Rechnungskreis, markiert das Angebot als angenommen und verknüpft beide Belege bidirektional. Bereits umgewandelte Angebote sind gegen Doppel-Umwandlung gesperrt.

4.8 Freigaben

Der Freigabe-Workflow (ApprovalListView, Modelle Approval/ApprovalRevision) verwaltet Freigaben für kreative Entwürfe mit Projektbezug, Asset-Verknüpfungen, Revisionshistorie und Status-Auswahl direkt in der Liste (Ausstehend/Genehmigt/Abgelehnt/Nachbesserung). .axapproval-Dateien importierst du über einen Dateidialog.

4.9 Eingebettete Textverarbeitung & Tabellenkalkulation

AnnexOffice integriert beide Office-Editoren als eigene Arbeitsbereiche:

Der Export erfolgt jeweils per Export-Dialog im Editor.

4.10 DATEV-Export

Der DATEV-Export (DATEVExportSheet, DATEVExportService) bietet einen Dialog mit Zeitraum, Kontenrahmen (SKR03/SKR04), Debitoren-Startkonto sowie Berater- und Mandantennummer. Er erzeugt einen Buchungsstapel der Ausgangsrechnungen als echte Datei. Details zum Format siehe Abschnitt 5.

4.11 Brandkits & Assets

5. Formate & Interoperabilität

6. MCP-Bedienung

Der MCP-Host läuft in AnnexHub, JSON-RPC 2.0 via STDIO, und wird von dort gestartet. Damit ist das Öffnen von AnnexOffice-Dokumenten für KI-Agenten und Automatisierung erreichbar.

Suite-weite Tools (für alle Apps): list_apps, open_app, open_document, get_active_document, get_license_status, search_assets.

App-spezifisches Tool für AnnexOffice:

Skills (suite-weit): suite.discover, brandkit.apply.

AnnexHub selbst stellt keine eigenen Tools bereit, ist aber der Startpunkt: Der MCP-Host wird von dort aus gestartet.

7. Diagnostik & Privatsphäre

AnnexOffice protokolliert Fehler und Aktionen lokal über AnnexDiagnosticsKit in rotierende JSON-Log-Dateien unter ~/Library/Logs/AnnexCREATE/AnnexOffice/, gespiegelt nach os_log (Subsystem com.annexcreative.annexoffice), mit PII-Filter. Die Diagnostik ist in der Entwicklungsphase per Default aktiv und in den Einstellungen (Datenschutz) abschaltbar; es findet keine Übertragung statt. AnnexOffice loggt u. a. Speichern/Laden, Rechnungs- und DATEV-Exporte, Freigabe-Importe und Fehlerfälle. Telemetrie ist verdrahtet (TelemetryClient.shared.configure) und läuft ausschließlich per Opt-in (Default aus). Alle Daten bleiben auf dem Mac.

8. FAQ

Braucht AnnexOffice eine Internetverbindung? Nein. Die App ist Offline-first und läuft ohne Serververbindung; Cloud-Sync ist nicht verdrahtet.

Wie vergebe ich Rechnungsnummern? Automatisch aus dem Nummernkreis im Format RE-<Jahr>-<fortlaufend> (z. B. RE-2026-0001). Angebote haben einen eigenen Kreis (ANG-…).

Kann ich ein Angebot in eine Rechnung übernehmen? Ja. Per Klick („In Rechnung umwandeln") entsteht eine echte Rechnung mit denselben Positionen und einer neuen Rechnungsnummer; Angebot und Rechnung sind bidirektional verknüpft, und eine Doppel-Umwandlung ist gesperrt.

Kann ich Rechnungen als PDF versenden? Der HTML-/PDF-Export für Rechnungen und Angebote existiert als Service (PDFExportService), ist aber noch nicht über die Oberfläche erreichbar; ein Versand per E-Mail fehlt.

Wie bearbeite ich Kunden, Projekte oder Rechnungen im Detail? Die Detailpflege ist noch schmal: Die Listen erlauben das Anlegen, dedizierte Bearbeitungsformulare für Kunden, Projekte, Aufgaben und Zeitbuchungen fehlen noch; die Rechnungsdetailansicht ist derzeit eine reine Leseansicht.

Gibt es Mail, Kalender und Kontakte? Groupware/PIM (Mail, Kalender, Kontakte) ist noch nicht implementiert; das Konzept liegt als eigenes Dokument unter docs/, die Umsetzung steht im Backlog.

In welchen Sprachen ist die Oberfläche verfügbar? Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch. Neue Dokumente starten mit deutschsprachigen Beispieldaten.